Situatie rondom miscommunicatie bij ruimen van graven

Westland 03.12.2021 - Op 15 november hebben B&W vragen ontvangen van de fractie Westland Verstandig over nog steeds geen goede voorlichting voorafgaande aan ruimen graven.

Ingevolge artikel 42 van het Reglement van Orde informeren wij u als volgt.

Inleiding
De WV fractie heeft recentelijk wederom een aantal klachten binnengekregen over het ruimen van graven, zonder dat de directe familieleden of rechthebbenden op de graven deugdelijk zijn gewaarschuwd. Zij worden dan geconfronteerd met een geruimd graf, terwijl dan bijvoorbeeld de hoogbejaarde echtgenote van degenen die begraven is nog in leven is. Dit geeft vaak emotionele reacties die voorkomen kunnen worden. Zorg dat het informatiesysteem beter is en duidelijker wordt gecommuniceerd met de familie.

Dit past ook bij ons standpunt inzake deugdelijk beheer van de begraafplaatsen, namelijk om weer terug naar de oude situatie van vaste beheerders te gaan, die zowel het onderhoud als het beheer doen, eventueel aangevuld met vrijwilligers. Wij horen heel vaak van inwoners dat toen die vaste beheerders er nog waren, er veel beter gecommuniceerd werd en ook problemen zoals hiervoor zijn aangegeven zich niet voordeden.

Vraag 1
Kan het college nogmaals goed uiteenzetten hoe de procedure is wanneer een voornemen tot ruimen bestaat?

Antwoord 1
Zodra bepaald is welke graven de gemeente voornemens is te ruimen worden brieven gestuurd - als de gegevens bekend zijn bij de begraafplaatsadministratie - naar nabestaanden. Door verhuizing, overlijden, etc. bestaat de kans dat gegevens niet meer actueel zijn. Nabestaanden worden bij inschrijving van het grafrecht gewezen op het tijdig doorgeven van adreswijzigingen. In het kader van de AVG is het niet toegestaan nabestaanden te achterhalen en als belanghebbenden of rechthebbenden te verwerken in de begraafplaatsadministratie. Vervolgstap is dat bij de algemene graven borden worden geplaatst. De wet schrijft een minimale termijn voor van een half jaar om deze borden te laten staan. In onze verordening hanteren wij een termijn van 1 jaar voor de plaatsing van de borden. In dezelfde periode wordt ook een beri cht geplaatst op de gemeentepagina.

Daarnaast wordt ook een aankondiging geplaatst van de voorgenomen ruiming op de informatieborden die op de gemeentelijke begraafplaatsen staan. Dit is conform artikel 24, eerste lid van de Beheers -verordening begraafplaa tsen W estland 2013. De borden en de mededelingen op het informatiebord worden gedaan zodat rechthebbenden (bij een particulier graf) of belanghebbenden (bij een algemeen graf) zich alsnog kunnen melden bij de begraafplaatsadministratie. Kort voordat de feitelijke ruiming wordt uitgevoerd , wordt hiervan nogmaals bericht gedaan via onze communicatiekanalen.

Vraag 2
Kan de communicatie naar onze inwoners op dat punt verbeterd worden, zodat emotionele reactie waarvan wij kennisgenomen hebben, zich niet meer voordoen?

Antwoord 2
Wij hanteren een uitgebreide procedure alvorens wij tot feitelijke ruiming over gaan. Het is van belang dat rechthebbenden (bij een particulier graf) en belanghebbenden (bij een algemeen graf) actief de begraafplaatsadministratie op hoogte houden over wijzigingen. In onze communicatie met nabestaanden geven we dit ook doorlopend aan.

Vraag 3
Is het college het met onze fractie eens dat een vaste beheerder in ieder geval een eerste stap zou zijn tot een betere communicatie met onze inwoners in plaats van aannemers aan wie het onderhoud en mogelijkerwijs ook het beheer wordt overgelaten.

Antwoord 3
Wij zijn van mening dat wij al een zeer zorgvuldig proces doorlopen alvorens een graf wordt geruimd. Dit proces valt of staat met een begraafplaatsadministratie waarbij gegevens over nabestaanden actueel is. Bij de hoofdingang van de begraafplaatsen worden nieuwe borden geplaatst met de naam, bereikbaarheid en het telefoonnummer van de contactpersonen van de gemeente.