Grondaankoop nieuw gemeentehuis binnen bestaand krediet

Naaldwijk 20.01.2017 - De fractie Westland verstandig heeft in december 2016 verzonden brief vragen gesteld aan B&W inzake verwikkelingen rondom het nieuwe gemeentehuis.

Ingevolge het bepaalde in artikel 42 van uw "Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad van de gemeente Westland 2016", beantwoorden zij deze vragen.

Het nieuwe gemeentehuis wordt momenteel gebouwd op een (van het project Hoogeland afgenomen) perceel aan de Laan van de Glazen Stad. Naast dit perceel ligt een (klein) terrein braak. Bedrijven en particulieren hebben de wens geuit deze restkavel in te richten voor parkeren en groen om zodoende de kwaliteit van de leefomgeving te verbeteren. Ook vanuit de raad is gevraagd om actie.

De eenmalige uitgaven (aankoop grond en inrichting) komen / zullen worden gefinancierd binnen het bestaande krediet Nieuwbouw gemeentehuis. Overigens betreft het hier een stuk grond dat deel gaat uitmaken van de openbare ruimte en derhalve beschikbaar is voor iedereen. Om die reden worden de inrichting en het toekomstige beheer (verwachte beheerkosten ca. € 4500,-per jaar) in handen gelegd van de reguliere gemeentelijke organisatie. Een vergoeding voor gebruik aan De Groene Schakel is derhalve niet aan de orde.  

Vraag 1

Voorts blijkt uit het memo dat de uitgaven hoger liggen in verband met het vergroten van het terrein waarop aan de Laan van de Glazen Stad het gemeentekantoor gerealiseerd wordt. Het terrein wordt uitgebreid ten behoeve van een invulling van groen met parkeren. Daarvoor worden extra uitgaven begroot van € 2,1 miljoen. Onze fractie wil weten hoe dat bedrag is samengesteld, wat is de grondwaarde, wat zijn de inrichtingskosten en wat zijn de beheerskosten voor de toekomst? Worden deze opgenomen in de gebruiksvergoeding die aan de bouwer betaald moet gaan worden gedurende 25 jaar? Dit is de eerste vraag die gesteld wordt.

Antwoord 1

De samenstelling van het bedrag aan extra uitgaven is als volgt:

Financiering binnen bestaand krediet Nieuwbouw gemeentehuis

·                                                                      Grondaankoop (afname van project Hoogeland)                € 1,6 mln.

·                                                                       Inrichting                                          ca.       € 0,5 mln.

                                                                                                          € 2,1 mln.

Vraag 2

De tweede vraag betreft de laatste regel waarin staat: “Op 1 juli 2017 worden beide panden door consortium de Groene Schakel opgeleverd waarna de gemeente de panden zo snel mogelijk zal betrekken”. Dit wijkt af van eerdere berichten dat per 1 juli 2017 de verhuizing afgerond zou zijn. Binnen de gemeentelijke organisatie gonst het van geruchten dat de datum van 1 juli voor de daadwerkelijke verhuizing niet gehaald zal worden in verband met de inrichting en met name de ICT voorzieningen. Wanneer vindt de daadwerkelijke verhuizing plaats en wanneer worden de panden daadwerkelijk in gebruik genomen en dat compleet? Dit is de tweede vraag.

Antwoord 2

De oplevering van het nieuwe gemeentehuis door De Groene Schakel is op 1 juli 2017. De gebouwen zijn dan voor de gemeente beschikbaar en ingericht met meubilair. De datum van 1 juli 2017 is een contractueel vastgelegde datum, waarvan consortium De Groene Schakel aangeeft dat deze gehaald zal worden. Op die datum krijgen wij de gebouwen formeel tot onze beschikking en is het mogelijk de gebouwen in gebruik te nemen. 

Het is echter omwille van de dienstverlening naar burgers, bedrijven en organisaties niet wenselijk de gebouwen te betrekken als nog niet alle processen voldoende zijn getest. Het projectteam, de gemeentelijke organisatie en De Groene Schakel werken aan een verdere afstemming om de processen zodanig in te richten, dat de gebouwen zo spoedig mogelijk na 1 juli 2017 in gebruik genomen kunnen worden.

Vraag 3

De derde vraag houdt verband met de geheimhouding van het complete gemeentehuisdossier tot nog toe. Die geheimhouding heeft nu toch lang genoeg geduurd en kan net als bij het asbestdossier screening gaan plaatsvinden van stukken die wel en niet openbaar zijn. Wanneer kan dat plaatsvinden? Onze fractie overweegt met een initiatiefvoorstel te komen voor de eerste raadsvergadering van januari, zulks teneinde de geheimhouding op te heffen behoudens wellicht enige stukken die met een goede onderbouwing geheim moeten blijven. Dit is vraag drie.

Antwoord 3

Het antwoord vraag over de geheimhouding voor het dossier gemeentehuis is veronderstellen wij bij uw raad bekend. We verwijzen hier naar de uitgebreide beantwoording hierover in de diverse vergaderingen van raadscommissies en raadsvergaderingen.

Vraag 4

De laatste vraag heeft betrekking op de gemeentelijke organisatie. Het is algemeen bekend dat een aantal arbeidsplekken komen te vervallen doordat de twee halve gemeentehuizen in gebruik genomen zullen gaan worden. Is daar duidelijkheid over en weten de betreffende personen ook wat hen te wachten staat? Gaarne gedetailleerd een overzicht van de arbeidsplekken die komen te vervallen en onze fractie gaat ervan uit dat er geen sprake zal zijn van gedwongen ontslagen ten gevolge van het betrekken van de twee halve gemeentehuizen. Kan het College dit bevestigen? Zo niet, dan uitvoerig aangeven wat er dan wel gaat gebeuren. Onze fractie meent dat het betrekken van de twee halve gemeentehuizen absoluut niet mag leiden tot gedwongen ontslagen. Is dit een uitgangspunt wat uw College deelt?

Antwoord 4

Voor alle duidelijkheid: Het college huldigt het uitgangspunt dat er geen sprake zal zijn van gedwongen ontslagen. Hierbij past wel de kanttekening dat voor twee medewerkers (1 x catering, 1 x facilitaire zaken) de tijdelijke aanstelling niet zal worden omgezet in een vaste aanstelling. Bij indiensttreding was dit reeds bij de betreffende medewerkers bekend.

Hierbij verstrekken wij u per functiecategorie de stand van zaken en de te volgen procedure:

·                                                                      Catering

Voor vijf cateringmedewerkers (4,47 fte) is in de DBFMO overeenkomst afgesproken dat zij een aanbieding voor overname krijgen van consortium De Groene Schakel. Hierbij is het vervolgens de vrije keuze van de individuele medewerkers om al dan niet op deze aanbieding in te gaan. Als betreffende medewerkers niet op deze aanbieding ingaan blijft de personele zorg bij de gemeente.  Momenteel loopt de procedure voor de aanbieding.

·                                                                      Facilitaire zaken en gebouwbeheer

Door het verschuiven van uitvoerende taken van de gemeentelijke organisatie naar De Groene Schakel zijn er personele mutaties voor drie functies (3 fte)  /medewerkers. Inmiddels zijn twee medewerkers herplaatst op een andere functie binnen de gemeentelijke organisatie. Voor de derde persoon wordt (her)plaatsing nog bezien. De procedure loopt hiervoor.

Wij gaan er vanuit uw vragen met deze brief te hebben beantwoord.

Burgemeester en wethouders van Westland,

de secretaris,                       de burgemeester