Verbouwing accomodatie Zuideinde binnen budget

Naaldwijk 14.03.2015 - De fractie van D66 Westland heeft B&W vragen gesteld over de huur van de accommodatie Zuideinde in Naaldwijk.

Ingevolge het bepaalde in artikel 26 van uw "Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad van de gemeente Westland 2013", beantwoorden wij deze vragen als volgt:

Vraag 1

Vallen de totale kosten voor de verbouwing van Zuideinde 2-12 inmiddels hoger uit dan het door de raad beschikbaar gestelde maximale bedrag van 400.000 euro (incl. BTW)? Hoe is de opbouw van de kostenberekening?

Antwoord 1

De verbouwingskosten vallen niet hoger uit dan het beschikbaar gestelde krediet. De grove opbouw van de verbouwingskosten is:

-      Verbouwing                      € 233.140

-      Extern onderhoud              € 70.655

-      Herstel verdieping rechts    € 3.000

-      Architect/projectleiding      € 12.750

-      Stelpost/onvoorzien           € 10.455

-      21% BTW                        € 69.300

Totaal                             € 399.200

Vraag 2

Hoe is het opnemen van servicekosten, energiekosten en schoonmaakkosten te rijmen met de mededeling aan de raad dat in de huurprijs van 40 euro m²/jaar alle kosten van het vastgoed zijn verrekend?

Antwoord 2

Alle kosten voor het vastgoed omvatten de kosten die de gemeente met de verhuur van het vastgoedobject maakt. Dit zijn onder andere de vaste lasten, verzekerings- en onderhoudskosten. De servicekosten zijn kosten die op voorschotbasis in rekening worden gebracht aan de huurder en omvatten de energie- en waterverbruikskosten gehuurde ruimte, energiekosten algemene ruimte en klein onderhoud en beheerkosten

Vraag 3

Is het college op de hoogte van de Nederlandse norm NEN-EN 15211-4 waarin is voorgeschreven welke kosten verband houden met de exploitatie van vastgoed? Zo ja, is deze norm gehanteerd bij het berekenen van de voorgestelde huurprijs van 40 euro m²/jaar?

Antwoord 3

Wij zijn op de hoogte van het bestaan van NEN-normen voor de specificatie van exploitatiekosten maar hebben deze niet specifiek toegepast bij de berekening van de huurprijs en servicekosten. De NEN-norm somt overigens alleen op uit welke componenten de exploitatiekosten van vastgoed kunnen bestaan. Het geeft in feite een definitiebeschrijving. Zij doet geen uitspraak over de hoogte van de individuele componenten. In overleggen met de toekomstige huurders hebben wij telkens aangegeven welke componenten in de berekening van de huurprijs worden meegenomen en welke componenten gerelateerd aan het verbruik van de huurder wij apart als servicekosten in rekening brengen. 

Vraag 4

In het raadsvoorstel wordt gesteld dat het bedrag van 400.000 euro inclusief interieuraanpassingen is. Hoe is dit te rijmen met het bedrag van bijna 60.000 euro dat de huurders zelf moeten betalen?

Antwoord 4

Het door u genoemde bedrag van 60.000 euro herkennen wij niet in onze berekening. Dit is ver-moedelijk een bedrag dat door de toekomstige huurders is berekend en betrekking heeft op extra werkzaamheden die men zelf wil laten uitvoeren.

Vraag 5

Is het extra op te brengen bedrag van 60.000 euro de uitwerking van wat in het raadsvoorstel is omschreven als "zelfwerkzaamheid van de instellingen (schilderwerk bijv.)"?

Antwoord 5

In de gesprekken met de toekomstige huurders is gesproken over de vormen van zelfwerkzaam-heid. Met zelfwerkzaamheid konden de toekomstige huurders de totale verbouwingskosten verlagen om zo ruimte te creëren voor extra wensen die anders niet binnen het beschikbare krediet konden worden uitgevoerd. Ons is overigens bekend geworden dat het oorspronkelijke programma van eisen voor de verbouwing waarop wij het gevraagde krediet gebaseerd hebben, later in de uitwerking van het bestek onder directievoering van de door partijen ingehuurde architect in samenspraak met de toekomstige huurders is aangepast. Een voorbeeld dat wij kunnen noemen is de schuifwand tussen het huurgedeelte van 't Atelier en Kunsthuis 18 om de ruimte multifunctioneel uit te breiden. Hiervoor was oorspronkelijk een vaste wand opgenomen in het programma van eisen. Deze functionaliteit hebben de toekomstige huurders later dus toegevoegd. Omdat deze schuifwand duurder is dan een vaste wand, moest er financiële ruimte gecreëerd worden in het beschikbare krediet. Als oplossing is door partijen gekozen om een deel van de interieuraanpassingen zelf uit te voeren. 

Vraag 6

Aangezien externe fondsen geen bijdragen geven in het opknappen van gemeentelijke panden, hoe pakt het op te brengen bedrag van 60.000 euro plus de verdubbelde huurprijs uit voor de financiële draagkracht van de instellingen?

Antwoord 6

In oktober 2014 heeft het Fonds Westland wel degelijk een bedrag (€ 27.500) beschikbaar gesteld voor de afwerking en inrichting van de kunstgarage, zoals het pand in de volksmond genoemd wordt. De toekomstige huurders krijgen zoals eerder genoemd een huurprijs doorberekend van 40 euro/m2/jaar. Vervolgens worden ook servicekosten van 27 euro/m2/jaar doorberekend op basis van een voorschot. De eerder opgevoerde schoonmaakkosten van 13 euro/m2/jaar komen te vervallen omdat dit door de partijen zelf wordt geregeld. De doorbelaste servicekosten worden verrekend met de werkelijke kosten (o.a. werkelijk energieverbruik). Dit wordt doorgaans op jaarbasis gedaan. Met de toekomstige huurders hebben wij afgesproken dat wij het werkelijke energieverbruik al na drie maanden zullen controleren en hierop indien van toepassing het voorschotbedrag zullen aanpassen. Het geraamde voorschotbedrag voor energiekosten is 17,50 euro/m2/jaar.

Vraag 7

Zijn inmiddels huurcontracten gesloten met de instellingen? Wilt u de raad inzage geven in deze contracten?

Antwoord 7

Concepten van de huurcontracten worden onderling nog ter verificatie uitgewisseld. De essentia-lia van de verhuur zijn akkoord. De definitieve huurcontracten zijn in de tweede week van maart ondertekend. Hierna kunnen deze bij de gemeente worden ingezien.

Vraag 8

Wat is het gevolg van deze nieuwe berekening van de huurprijs voor met name de financiële positie van de huurders van de andere gemeentelijke panden binnen hetzelfde accommodatie-cluster? Welk effect heeft dit op het toekomstige accommodatiebeleid?

Antwoord 8

De berekeningswijze die wij hebben toegepast is niet nieuw. Het betreft een algemeen toegepaste werkwijze om verbruikskosten voor de huurder in beeld te brengen en de grondslag van elke component vast te stellen.

De huurders van de andere gemeentelijke panden betalen nog een sterk uiteenlopende huurprijs. Binnen het accommodatiebeleid zullen voorstellen worden gedaan om deze verschillen te elimineren.

Wij gaan ervan uit uw vragen met deze brief te hebben beantwoord.

Burgemeester en wethouders van Westland,

de secretaris,                       de burgemeester,